h1

Menulis Tips Dan Trik (Best Practices) Yang Anda Miliki, Kenapa Tidak !!

April 3, 2014

Organisasi publik seperti Institusi Pemerintahan Daerah, Rumah Sakit, PLN, Telkom, dan sektor-sektor lainnya termasuk institusi saya bekerja yaitu Direktorat Jenderal Pajak (DJP) menghadapi tuntutan pelayanan yang semakin intens dalam dua dekade belakangan, terutama terkait masalah pelayanan masyarakat. Kualitas layanan publik di Indonesia harus kita akui jauh dari sempurna, bahkan bisa dibilang menyedihkan. Masyarakat modern mengharapkan layanan publik yang diberikan secara efektif, tepat waktu & ekonomis (Moynihan, 2006). Menurut riset Barzelay (2001), kemajuan organisasi publik dalam hal kinerja belum terlalu tampak. Pertanyaannya mengapa pelayanan publik tidak kunjung membaik ? Salah satu faktornya adalah knowledge (best practices) yang dimiliki organisasi publik sangat minim. Organisasi publik dinilai masih terbatas dalam menguasai best practices untuk dapat memberikan pelayanan efektif dan kurang berdaya saing (Jorgensen, 2004).

Apa Itu Best Practices ?
Beberapa definisi yang penulis dapatkan mengenai best practices adalah sebagai berikut :

  1.  A process input, step, output, or enabling capability that fully satisfies customers, produces superior results in at least one operations, perform as reliably as any alternative elsewhere, and is adaptable by others. (English & Baker;2006)
  2. Praktek terbaik adalah metode/cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai suatu tujuan dengan prosedur-prosedur tertentu, terutama demi tujuan jangka panjang suatu organisasi, institusi, pemerintah, dan lain-lain. (Citizens are Partners, OECD Handbook on Information, Consultation an Public Participation on Policy Making, 2006)

Organisasi kita Memerlukan Best Practices Yang Anda Miliki

Salah satu kelemahan banyak organisasi publik di Indonesia saat ini adalah kurang meratanya best practices di masing-masing lini unit organisasi tersebut. Dalam konteks ini, sharing atas best practices mutlak diperlukan. Melalui Best Practice transfer yang ditata, dikondisikan, dan dilancarkan dengan seksama, pengalaman terbaik yang dimiliki oleh employees dalam suatu departemen/unit bisa bermanfaat bagi employees lainnya dalam departemen/unit yang sama atau yang berbeda, sementara transfer tersebut mengandung biaya relatif kecil (Lin, 2006). Sebagaimana umumnyasebuah organisasi termasuk DJP setiap tahun juga ditinggalkan banyak pegawainya mulai karena pensiun, meninggal dunia atau resign dari organisasi. Dapat dibayangkan berapa banyak pengetahuan yang hilang karena hal ini dan menimbulkan kerugian bagi organisasi sebagaimana ilustrasi pada Gambar di bawah ini.

knowledge

Sementara itu berikut tujuan dari adanya best pratices ini :

  1. Mengidentifikasikan dan mengganti poor practices, diharapkan adanya best practices dapat diketahui proses-proses yang selama ini tidak berjalan baik (poor practices) dapat digantikan dengan praktek terbaik tersebut.
  2. Memperbaiki proses kegiatan, diharapkan best practices dapat memberi masukan untuk perbaikan prosedur dan proses-proses yang sudah berjalan.
  3. Meminimalisasikan rework yang disebabkan poor methods, diharapkan best practices dapat mengurangi pekerjaan yang berulang dikarenakan adanya metode-metode yang kurang baik.
  4. Menghindarkan reinventing the wheel , diharapkan best practices dapat menghindarkan sebuah organisasi dari kegiatan “menemukan ban baru” yang membutuhkan effort yang sangat besar dan lebih memilih menggunakan best practices yang sudah terbukti dapat digunakan dan diimplementasikan.
  5. Meningkatkan penghematan biaya, dikarenakan organisasi tinggal menggunakan best practices yang sudah digunakan.

Menulis Best Practices di Aplikasi Tax Knowledge Base

Menulis Best Practice bagaimanapun juga sangat bermanfaat bagi sebuah organisasi. Selain itu penyediaan sarana penyebaran atas best practice yang sudah ditulis tersebut mutlak diperlukan diantaranya dengan membangun aplikasi Knowledge Base yang dapat diakses oleh anggota organisasi. Aplikasi Knowledge Base sebagai wadah penyebarluasan atau sharing best practices yang memang terbukti efektif dan efisien dalam pelaksanaan kegiatan/prosedur penyelesaian pekerjaannya. Harapannya dengan menulis dan sharing best practices dapat bermanfaat bagi pegawai dan unit kerja lainnya untuk digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan yang serupa..

Sumber dalam menulis best practices sebagai berikut :

  1. Internal, merupakan skill, pengalaman, know how, dan kreativitas yang dimiliki oleh anggota organisasi
  2. Eksternal, merupakan replikasi dan benchmarking yang diperoleh dari organisasi/perusahaan di luar organisasi yang  dapat digunakan oleh organisasi.

Apa Yang Ditulis Dalam Best Practices ?

Pada bagian ini penulis memperkenalkan kaidah dan formula dalam penulisan best practices yang penulis dapatkan dari penerapan knowledge management di PT PERTAMINA. Formula ini dinamakan 4 Kriteria, 3 Prinsip dan 6 Pasal.

4 Kriteria, maksudnya adalah penulisan Best Practices merupakan salah satu dari 4 kriteria di bawah ini :

  1. Lesson Learned, merupakan pengetahuan yang berhasil dipelajari dari pengalaman pelaksanaan suatu pekerjaan.
  2. Success Story, merupakan cerita sukses best practices yang telah diimplementasikan
  3. Problem Solving, dalam hal ini best practices dapat mengatasi masalah yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan
  4. Troubleshooting, hampir sama dengan problem solving namun biasanya solusi penghilangan masalah terkait Teknologi Informasi dan Komunikasi.

3 Prinsip, maksudnya adalah penulisan best practices memenuhi 3 prinsip sebagai berikut :

  1. Reliable, dalam hal ini best practices yang ditawarkan dapat diandalkan
  2. Repeatable, dalam hal ini best practices yang ditawarkan dapat diulangi kembali untuk digunakan
  3. Replicable, dalam hal ini best practices yang ditawarkan dapat diaplikasikan di unit lainnya.

6 Pasal, maksudnya bahwa best practices berisi mengenai hal-hal (Pasal) sebagai berikut :

  1. Masalah / Fakta yang terjadi
  2. Dampak yang ditimbukan
  3. Penyebab masalah
  4. Solusi Penyelesaian Masalah
  5. Kualifikasi Perbaikan
  6. Hasil Perbaikan yang terjadi

 Terakhir untuk lebih memotivasi Anda dalam menulis Best Practice, ingatlah moto: “Everyone is a teacher and every place is a school.” Sumber pengetahuan atau knowledge selalu bisa dijemput dari siapa pun – entah dari seorang guru, dari atasan, bawahan, rekan kerja, atau dari para pelanggan (Wajib Pajak di tempat saya). Dan sumber pengetahuan atau knowledge juga dapat dicegat dari lokasi mana saja, dari sekolah, dari perpustakaan, dari pasar atau dari lingkungan kantor kita yang selalu penuh dinamika.

 Oke, sekarang giliran Anda untuk menulis “Best Practice” yang Anda miliki serta sampaikan kepada organisasi Anda karena organisasi Anda termasuk rekan-rekan Anda membutuhkannya !!!!

 Sumber :

  1. Dr. Manerep Pasaribu : “Knowledge Sharing. Meningkatkan Kinerja Layanan Perusahaan.” Jakarta:2009
  2. Materi Sharing Session Pertamina. Hal Penting Yang Mempengaruhi Keberhasilan Budaya Inovasi dan Berbagi Pengetahuan di Pertamina.

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: